建設業の技術情報を守る｜図面のバックアップと安全な保存ルール

「設計図面はクラウドに保存しているから、バックアップは大丈夫」

そう考えている建設会社の社長はいないでしょうか。

建設会社では、設計図、施工図、CAD・BIMデータ、工程表、見積書、工事写真など、さまざまな技術情報を扱います。

これらの情報が突然消えたり、ランサムウェアによって暗号化されたりすると、図面の修正や施工確認、資材発注、検査などに支障が出る可能性があります。

しかし、クラウドへ保存していることと、安全なバックアップを確保していることは、必ずしも同じではありません。

誤削除や上書き、共有アカウントの不正利用などによって、保存先のデータが失われる場合もあります。

重要なのは、図面を保存することだけでなく、必要なときに安全なデータを正しい版で復元できる仕組みを整えることです。

この記事では、建設会社の技術情報を守るためのバックアップと保存ルールを具体的に解説します。

※本文は一般的な情報管理の考え方です。保存期間や保存方法は、法令、元請契約、発注者との取り決め、利用システムなどによって異なります。実際の運用は自社の状況に合わせて確認してください。

1. 建設会社が守るべき技術情報とは

建設会社では、施工に必要な図面だけでなく、工事に関するさまざまな情報を扱います。

どの情報が重要かは、工事内容や会社の業務によって異なります。

まずは、失われると現場が止まる情報を優先して整理することが大切です。

2. クラウド保存とバックアップの違い

クラウドストレージは、インターネットを通じてファイルを保存・共有できる便利な仕組みです。

しかし、クラウドへ保存しているだけで、すべての事故に対応できるとは限りません。

例えば、誤ってファイルを削除した場合や、間違った内容で上書きした場合です。

利用しているサービスによっては、削除されたデータや以前の版を復元できる機能があります。

一方、保存期間や復元できる範囲には制限がある場合があります。

また、同期型のクラウドでは、誤削除や暗号化されたファイルがほかの端末へ反映される可能性もあります。

クラウド保存、ファイル同期、版履歴、バックアップは、それぞれ役割が異なります。

自社のクラウドサービスで何が復元できるか、事前に確認しておきましょう。

3. 技術情報が失われる主な原因

図面データの消失は、サイバー攻撃だけで起きるわけではありません。

• 担当者による誤削除や誤上書き
• パソコンやストレージの故障
• ランサムウェアによる暗号化
• アカウントの不正利用
• クラウドの設定ミス
• 退職者や担当変更者の権限管理漏れ
• 火災、水害、停電などによる設備の被害
• ソフトウェアやシステムの不具合

こうした複数の原因を想定し、一つの保存先だけに依存しない仕組みを考える必要があります。

4. バックアップの基本となる3-2-1の考え方

バックアップを考える際によく知られているのが「3-2-1ルール」です。

例えば、社内の業務サーバーに元データを置き、別のストレージへバックアップし、さらに別拠点やクラウドへバックアップを保管する方法が考えられます。

ただし、3-2-1の形にするだけで安全が保証されるわけではありません。

ランサムウェア対策では、バックアップを通常の業務環境から隔離し、削除や改ざんから保護することも重要です。

保存先の数だけでなく、管理者権限や復元可能性も確認しましょう。

5. 保存先を分ける理由と選び方

バックアップの保存先には、外付けストレージ、NAS、別拠点のサーバー、クラウドバックアップなどがあります。

それぞれ特徴が異なるため、自社の規模や管理体制に合わせて選ぶ必要があります。

また、変更・削除から一定期間保護する仕組みを利用できるサービスもあります。

ただし、設定や管理者権限によって保護の範囲は異なります。

クラウドサービスを利用する場合の確認事項については、クラウド事業者のリスクと企業が確認したいことも参考になります。

6. CAD・BIMデータで注意したい関連ファイル

建設会社の技術情報では、図面ファイル一つだけを保存すればよいとは限りません。

CADデータでは、外部参照ファイル、画像、フォント、図面設定などが必要になる場合があります。

BIMモデルでは、関連モデル、リンクされたデータ、属性情報、プロジェクト設定などが関係する場合があります。

そのため、復元したファイルを開けても、必要な関連データが不足していると、正常に作業できない可能性があります。

バックアップの対象は、次のように確認します。

• 図面・モデル本体
• 外部参照ファイルや関連モデル
• 設計変更の履歴
• 承認済みのPDFや施工図
• 案件ごとの設定・関連資料
• 必要なソフトウェアや利用環境の情報

利用しているCAD・BIMソフトに応じて、復元に必要な構成を確認しておくことが重要です。

7. 図面の版数管理と設計変更履歴

建設会社では、同じ案件の図面が何度も修正されることがあります。

バックアップがあっても、復元した図面が古い版であれば、施工ミスや手戻りにつながるおそれがあります。

そのため、保存ルールには版数管理も含める必要があります。

特に、工事で使用する承認済み図面と、編集中の図面を混同しないことが大切です。

8. 保存期間をどう決めるか

「図面は何年間保存すればよいのか」

建設会社では重要な疑問ですが、すべての技術情報に共通する一律の保存年数があるわけではありません。

資料の種類、法令、元請契約、発注者との取り決め、品質保証、紛争への備えなどによって判断が異なります。

そのため、保存期間を決める際は、次の順番で確認します。

1. 対象資料に法令上の保存義務があるか
2. 元請契約や発注者との契約で保存期間が定められているか
3. 品質保証や工事後の対応に必要な期間はどの程度か
4. 個人情報や秘密情報を必要以上に保有していないか
5. 保存期間が終了した際の削除・廃棄手順があるか

建設業法などの関係法令では、一定の帳簿や図書について保存義務が定められる場合があります。

ただし、すべてのCAD・BIMデータに同じ保存年数が適用されるとは限りません。

自社の資料ごとに、法令と契約条件を確認して保存期間を定めることが重要です。

9. 工事終了後の保存・返却・削除

工事が終了した後も、設計図や施工図、工事写真などを保管する場合があります。

一方、協力会社や外部の設計者へ渡したデータが、必要以上に残っている可能性もあります。

工事終了時には、次のように情報を整理します。

• 保存が必要な正式資料
• 契約に基づき返却する資料
• 保存期間が終了した後に削除する資料
• アクセス権限を解除する共有フォルダー
• 再共有先へ返却・削除を確認する資料

ただし、保存義務がある資料まで一律に削除しないよう注意が必要です。

協力会社へ渡した図面の管理については、秘密保持契約や再共有条件も確認しましょう。

10. アクセス権限とバックアップの保護

バックアップを安全に保管するためには、アクセス権限の管理が欠かせません。

業務で利用するすべての社員が、バックアップの削除や設定変更までできる必要はありません。

特に、通常の業務アカウントとバックアップ管理者の権限を分けることが重要です。

• バックアップ管理者を必要最小限にする
• 多要素認証を利用できる場合は有効にする
• バックアップの削除・変更権限を制限する
• 退職者や担当変更者の権限を見直す
• 保存データや通信の暗号化を検討する
• バックアップの失敗や異常を確認する仕組みを設ける

また、バックアップが正常に取得されているか、定期的に確認することも重要です。

管理者アカウントが不正利用されると、バックアップ自体が削除される可能性もあるため、権限の分離や保護機能を検討しましょう。

11. 復元テストで確認したいこと

バックアップが存在していても、必要なときに復元できなければ、事業継続の備えとして十分とはいえません。

そこで重要になるのが、復元テストです。

例えば、重要な施工図を一件選び、安全な検証環境で復元できるか確認します。

復元テストの頻度は、重要度、更新頻度、会社の体制に合わせて決めます。

実際の事故が発生してから初めて復元操作をするのではなく、平常時に確認しておくことが大切です。

12. 事故発生時の復旧と保険の確認

重要な図面がランサムウェアによって暗号化された場合、慌ててバックアップを接続すると、被害が広がるおそれがあります。

感染が疑われる際には、社内の責任者とIT管理者へ報告し、必要に応じて専門家へ相談します。

影響範囲やバックアップの安全性を確認したうえで、安全な環境への復元を検討します。

また、復元した図面が最新版の承認済みデータか確認し、現場で利用できる状態まで戻すことが重要です。

事故対応の連絡体制については、サイバー事故の緊急連絡先を事前に準備する重要性も参考になります。

サイバー保険では、契約内容に応じて事故調査費用、データ復旧費用、業務停止による損失などが補償対象となる場合があります。

ただし、すべての費用や損失が補償されるわけではありません。

補償対象となる事故、免責事項、支払限度額、待機期間、専門業者の手配条件などを確認する必要があります。

サイバー保険の基本的な確認事項については、中小企業が知るべきサイバー保険の全貌と実務ポイントも参考になります。

13. 社長向けチェックリストと今日の一歩

建設会社の技術情報を守るため、次の項目を確認してみてください。

• □ 重要な設計図・施工図・CAD・BIMデータを把握している
• □ バックアップの対象に関連ファイルも含まれている
• □ バックアップの保存先を複数に分けている
• □ 少なくとも一つは通常の業務環境から保護されている
• □ クラウドの版履歴や復元条件を確認している
• □ 図面の版数と承認状況を管理している
• □ 資料ごとの保存期間を決めている
• □ 工事終了後の返却・削除・保存を整理している
• □ バックアップ管理者の権限を制限している
• □ バックアップの失敗や異常を確認している
• □ 実際に復元できることを定期的に確認している
• □ 復元テストの結果を記録している

技術情報のバックアップは、IT担当者だけの仕事ではありません。

どの図面が止まると現場に影響するか、どの資料を保存しなければならないか、誰が復元を判断するか。

これらは社長や工事責任者も関わる重要な経営課題です。

今日の一歩は、重要な施工図を一件選び、「バックアップの保存先」「保存されている版数」「実際に復元できることを確認した日」の三つを調べることです。

図面を保存するだけでなく、必要なときに安全なデータを使える状態に戻せる仕組みを整えておきましょう。

【公的参考情報】

• IPA｜中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン
• IPA｜情報セキュリティ関連情報
• 国土交通省｜建設業関連情報
• 個人情報保護委員会｜公式サイト