卸売業の受発注停止！電話・FAX対応で失敗しないための備え

受発注システムが突然停止したら、注文の受付や出荷指示をどう続けますか？

卸売業では、取引先の担当者情報、商品名、価格、数量、納期、納品先など、日々の取引に欠かせない情報を扱います。これらが漏えいすれば、取引先への説明や問い合わせ対応が必要になり、信頼関係や営業活動に影響するおそれがあります。

さらに、サイバー攻撃やシステム障害によって受発注システムが利用できなくなると、注文受付、在庫確認、出荷指示、納期回答などに影響が広がる可能性があります。大切なのは、情報漏えいを防ぐ対策と、システム停止時にも業務を混乱させない準備を進めておくことです。

1．卸売業で漏えいに注意したい情報

受発注データには、取引先の会社名や担当者の連絡先だけでなく、仕入価格、販売価格、取扱商品、注文数量、納品先、取引条件などが含まれることがあります。漏えいした情報の内容や範囲によっては、取引先への報告や問い合わせ対応、原因調査などが必要になる場合があります。

原因は外部からの不正アクセスだけではありません。メールの誤送信、アクセス権限の設定ミス、共有アカウントの使い回し、委託先サービスの管理上の問題なども考えられます。

システムが利用できなくなると、注文内容の確認や登録、在庫の引き当て、出荷指示、納期回答などが滞る可能性があります。電話やFAXで注文を受け付けられても、在庫や出荷状況を確認できなければ、通常どおりの対応が難しくなることもあります。

サイバー攻撃が疑われる場合は、原因を確認しないまま端末やシステムを操作し続けることは避け、社内の責任者やシステム管理会社などへ連絡しましょう。被害の拡大防止と安全な復旧を優先することが重要です。

システム停止時の代替手段として電話やFAXを使う場合、受付方法だけを決めても十分ではありません。誰が注文を受け、どこに記録し、誰が共有し、復旧後にどう登録するかまで決めておく必要があります。

なお、電話やFAXへの切り替えは、停止の原因や安全性を確認したうえで判断しましょう。通常の連絡手段が使えるとは限らないため、代替手段が実際に利用できるか、連絡先が最新かも定期的に確認しておくことが大切です。

受発注データを閲覧できる人を業務上必要な範囲に限定し、担当者の異動や退職時にはアカウントやアクセス権限を見直しましょう。パスワードの使い回しを避け、多要素認証を利用できるサービスでは導入を検討することも有効です。

重要なデータはバックアップを取得し、必要なときに復元できるか確認します。バックアップがあるだけで、すぐに業務を再開できるとは限りません。復旧に必要なデータ、手順、連絡先を整理し、担当者が実際に確認することが重要です。

サイバー保険は、情報漏えいやサイバー事故に関連する費用や損害に備える選択肢の一つです。ただし、補償対象となる事故、費用の種類、支払条件、免責金額などは契約によって異なります。

受発注システムの停止による売上減少や追加費用が、どのような条件で補償対象になるかは、保険の名称だけでは判断できません。原因調査費用、復旧費用、情報漏えい対応費用、利益減少など、自社が心配している損害を具体的に挙げ、契約内容や適用条件を確認しておきましょう。

サイバーリスクへの備えは、システムのセキュリティ対策だけでは完結しません。取引先情報を適切に管理し、停止時の業務手順を決め、復旧後の確認まで準備しておくことが、卸売業の事業継続につながります。

サイバー保険の基本、保険を比較する際の確認点、事業継続の考え方については、以下の記事も参考にしてください。

まずは、自社の受発注システムが停止したとき、誰が何をするのかを社内で確認するところから始めてみてください。